Kein Suchen mehr
Sie speichern und ändern alle Mitarbeiterdaten zentral in der digitalen Personalakte, so haben Sie die Möglichkeit alle relevanten Mitarbeiterdaten auf einen Klick abzurufen.
Reduzieren Sie den Aufwand für Verwaltungsaufgaben
Mitarbeiter können vordefinierte Bereiche der elektronischen Personalakte selbst einsehen und aktualisieren, z. B. die aktuelle Telefonnummer oder ihre E-Mail-Adresse. Für Sie fällt dieser Aufwand komplett weg. Sie müssen nur festlegen, wer welche Daten verändern darf. Die Führungskraft bestätigt die Änderung nur mit einem Klick.
Verantwortung und Vertrauen
Außerdem übernehmen Mitarbeiter Verantwortung für die Aktualität und Richtigkeit ihrer Daten und die transparente Verwaltung schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und Sie werden entlastet.
Fehlerfrei und datenschutzkonform
Inkonsistente Daten, wie beispielsweise durch unterschiedliche Versionen eines Dokuments, führen zu Fehlern. Durch das HRM-Tool von ovaSOFT kommen die Mitarbeiter zu den Informationen und nicht umgekehrt.
Sie entscheiden dabei, wer Zugriff auf einzelne Personaldaten hat und sie ändern darf.
Mehr Übersicht, weniger Papieraufwand
Welche Informationen im Mitarbeiterprofil gespeichert werden sollen, bestimmen Sie.
Die digitale Personalakte ist in Register eingeteilt. Persönliche Daten, Adressdaten, Vertragsdaten, Bankdaten, Steuerdaten, Dateien und einem Bereich, der die persönliche Entwicklung widerspiegelt. So werden Ihre Prozesse optimal abgebildet und Sie erhalten das höchste Maß an Übersicht.
Umweltschutz
Nicht zuletzt trägt die Digitalisierung von Akten durch die mit ihrer einhergehenden Eindämmung des Papierverbrauchs zum Umweltschutz bei.
Essenzielles Instrument für Ihre moderne Personalarbeit!
Die digitale Personalakte bietet viele Möglichkeiten, die Arbeit in der Personalabteilung effektiver, effizienter und vor allem sicherer zu gestalten. Insbesondere für Datenschutz und Datensicherheit bietet die Nutzung einer digitalen Akte viele Vorteile, wie z. B. optimale Kontrollmöglichkeiten und passgenaue Zugriffsberechtigungen.
Präzises Rechtemanagement
Ein durchdachtes Rechtemanagement gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit der enthaltenen Daten.
Um die Vorgaben des Datenschutzes zu erfüllen, können Mitarbeiter immer nur in ihre elektronische Personalakte einsehen. Vorgesetzte erhalten beispielsweise nur auf die rechtlich zur Einsicht freigegebenen Informationen der Personalakte ihrer Mitarbeiter Zugriff.
Die Vorteile auf einen Blick
Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung. Dies bezieht die digitale Personalakte mit ein. Denn diese Variante der Mitarbeiterakte erhöht die Effizienz der Personalarbeit und die inhaltliche Qualität einer Personalakte.
- Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten
- Inhaltlich vereinheitlichte und homogene Personalaktenführung
- teurer Archivierungsraum wird überflüssig; zusätzlicher Raumgewinn im Unternehmen
- Prozessoptimierung findet abteilungsübergreifend statt
- Analysen für weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen per Klick möglich
- hohe Sicherheit durch intelligente Rechtesysteme
- Datenbereinigung bei der Implementierung, Vermeidung von Mehrfachakten
- vereinfachte Verwaltung der Aufbewahrungspflicht
- Versionierung geänderter Dokumente
- Nachhaltige Optimierung aller HR-Prozesse
All diese Vorteile sind eindeutige Argumente für die digitale Personalakte. Mit wenigen Klicks sind alle wichtigen Informationen verfügbar und das zeitaufwendige Suchen nach Personalakten und den darin enthaltenen Informationen sowie deren Ablage entfällt.
Kosten- und Zeitersparnis
Zu den wichtigsten Argumenten, die für die elektronische Personalakte sprechen, zählt die Kosten- und Zeitreduzierung im Personalwesen.
Der Personalbedarf für die Bearbeitung reduziert sich durch die hohe Effizienz bei der Verwaltung und Bearbeitung der Personalakten. Im Gegenzug erhalten Sie so die Chance, kompetente Mitarbeiter in anderen wichtigen Themenfeldern des Personalwesens einzusetzen.
Die Kosten sinken außerdem durch den Wegfall von teurem Raum für die Archivierung oder die Verwaltung der Aufbewahrungsfristen.
Unter dem Aspekt der aufgewendeten Arbeitszeit betrachtet, gewährleistet die digitale Personalakte das Auffinden der benötigten Informationen und die anschließende Bearbeitung innerhalb weniger Minuten. Im Vergleich dazu nimmt die Bearbeitung einer Papierakte pro Vorgang mindestens 20 Minuten, oft sogar mehr, in Anspruch.
Datenschutz
Ein immer wieder diskutiertes Thema ist der Datenschutz der digitalisierten Daten. Allerdings schützt die digitale Personalakte die enthaltenen Informationen nachweislich mehr als eine Akte in Papierform. Den wichtigsten Beitrag dazu leistet das bereits angesprochene Rechtemanagement. Es ist immer so gestaltet, dass ein unbefugter Zugriff auf Personalakten zuverlässig verhindert wird.
Datenschutz „Made in Germany“
Datenschutz und Informationssicherheit sind zentraler Bestandteil der Produkte und Dienstleistungen von ovaSOFT.
Der Schutz Ihrer Daten und Ihr Vertrauen sind uns sehr wichtig. Daher haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung implementiert, welche wir kontinuierlich weiterentwickeln.
Software von ovaSOFT erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist als Organisation sowie als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO
Das Einpflegen der Daten
Mit dem Anlegen der Mitarbeiter-Stammdaten beginnt der Prozess der Pflege einer digitalen Personalakte.
Da diverse Eintragungen Kausalitätsketten auslösen, um Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, ist es wichtig diese Daten bereits bei der Anlage einer elektronischen Personalakte in dem System so vollständig und genau wie möglich einpflegen.
Es besteht natürlich auch nachträglich noch die Möglichkeit, Informationen zu ändern bzw. nachzutragen, die beim Anlegen eines Mitarbeiters noch nicht zur Verfügung stehen.
Je genauer alle Daten eingepflegt sind, umso besser und effizienter können Sie in dem Programm agieren.
Fazit
Es gibt kein nervenaufreibendes Suchen in alten Aktenordnern oder unübersichtlichen Excel Tabellen mehr. Mit wenigen Klicks sind alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter einsehbar. Die Digitale Personalakte überzeugt mit vielen Vorteilen.